電子メールをどの程度サーバーに残すべきか

質問パソコンで読んだ電子メールが別のところにも保存されている?

回答「サーバーにコピーを置く」設定にしていると思われます。

インターネットにパソコンが常時、高速でつながっていると、たとえば電子メールは相手のパソコンから直接、自分のパソコンに届いていると感じてしまいますが、実は「メールサーバー」に保存されています。

「メールサーバー」は高機能・大容量のパソコンで、メールサービスを提供しているプロバイダーが24時間体制でそのプロバイダーが発行するメールアドレスを宛先としたメールを受信し、保存・管理しています。

※ プロバイダーは @nifty や OCN といったインターネットサービスを
  提供している会社のことです(provide = 供給する)。

 
つまり Outlook Express や Windowsメール、Windows Live メールなどパソコンにインストールされた「(電子)メールソフト」での受信とは「メールサーバー」からパソコンに「ダウンロード」することなのです。

※ イメージ的にはマンションの集合郵便受けが「メールサーバー」で
  各部屋の人は自分宛のメールを集合郵便受けから取り出す感じ。

最近では「メールサーバー」に届いた自分宛のメールを自分のパソコンにダウンロードしないでも「メールサーバー」に保存された状態のままウェブ上で確認や送信もできる「ウェブメール」サービスが人気です。

メールソフトとウェブメールはどちらが便利?

 
以前の「ウェブメール」は保存できるメール容量が数十MBなど容量的に限度があり、メールを長期保存したければパソコンに「メールソフト」でダウンロードして、自分のパソコン上で管理するのが普通でした。

しかし、最近では数GBといった大容量でも受信メールをサーバーに保存できるサービスが増え、さらに高速インターネット接続が普及したため必ずしもメールをパソコンにダウンロードしなくてもよくなりました。

 
ということで「メールソフト」と「ウェブメール」での管理の境界線が曖昧になってきたため、いつも「メールソフト」で管理している人が、「ウェブメール」を見ると二重に管理している感覚になります。

「メールソフト」で「メールサーバー」に届いている自分宛のメールをダウンロードするとき、オリジナルをサーバーに残す設定にしていると、同じメールが二重に保存されることになります。

 
二重といっても「自分のパソコン」と「メールサーバー」と別の場所に保存されているわけですから、容量の無駄というわけではありません。ですから「メールサーバー」に残したものはそのままでも構いません。

逆にいえば、自分のパソコンが壊れてしまい、保存管理していたメールが取り出せなくなったとしても、「メールサーバー」に残したメールが「バックアップ」になっているので安心だ、ともいえます。

 
◆◇◆

とはいえ「メールサーバー」に残すということは、パスワードが漏れてしまえば外部から見られてしまう可能性もあるため、自分のパソコンに取り込んだら「メールサーバー」には残さないという考え方もあります。

そんな場合は、お使いの「メールソフト」で「サーバーにメールを残さない」設定ができます。Outlook Express で紹介しておきましょう。

【Outlook Express の場合】

1.Outlook Express を起動します。

2.メニューバーで「ツール」-「アカウント」を選択します。

  

3.開いた「インターネットアカウント」画面で「メール」タブの
  画面が表示されていることを確認して、設定したいアカウント
  をクリック、右側の「プロパティ」ボタンをクリックします。

4.開いた「アカウントのプロパティ」画面で「詳細設定」タブの
  画面に切り替え、「サーバーにメッセージのコピーを置く」と
  いうチェックボックスのチェックを外せば設定完了です。

  

 
Windowsメールや Windows Live メールでも、ほとんど同じ操作ですが、Windows Live メールの場合、メニューバーが表示されていない設定になっています。そこで「Alt」キーをポン!と押せば表示されます。

「メールサーバー」からパソコンに受信してすぐにメールが削除される設定では不安なら「サーバーにメッセージのコピーを置く」にチェックを入れたまま、一定期間後「サーバーから削除する」設定もできます。

たとえば1週間(7日)後に削除する設定にすれば「メールソフト」で大切なメールを読む前に間違って削除した場合でも「ウェブメール」を使って1週間前までのメールは確認できるので安心です。

あとは利用者の考え次第です。すべてのメールをサーバーに残すというのも現在では可能なので、選択肢のひとつです。ご参考まで。

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