Excel の表で「アウトラインを自動作成」する

Excel の表で「アウトラインを自動作成」することはできますか？

小計に「SUM関数」を使い、小計を加算した総計のある表を使ってアウトラインが自動作成できるか試してみましょう。

表を作成するとき、区切りごとに「小計」を計算して、最後にすべての「小計」を加算した「総計」を表示したくなることは結構あります。

そんな表に「アウトラインを自動作成」を適用すると、自動で 3レベルのアウトラインが作成され、「小計」と「総計」のセルだけ表示したり、「総計」だけ残して表示することも可能になります。

たとえば 2022年、2023年、2024年の 3年分の四半期ごとの売上データを表にして、各年の売上を「小計」として各年のデータのあとに挿入し、さらに表の最後に「小計」を合計した「総計」も追加します。

このとき「小計」「総計」には「SUM関数」を使った等式を使っており、

「総計」は３つの「小計」を加算した値になっています。

この表を選択した状態で、「データ」タブのリボンで「アウトライン」グループにある「グループ化」ボタンの下をクリック、現れたメニューから「アウトラインを自動作成」を選択すると実行されます。

各年の四半期データが「グループ」となり、その 3つの「グループ」と 3つの「小計」を束ねるように「グループ化」されます。先ほどの「SUM関数」の範囲を自動で判定しているのだと思われます。

「グループ」を非表示にすると「総計」だけを表示することもできます。

アウトラインを解除するには「データ」タブのリボンで「アウトライン」グループにある「グループ解除」ボタンの下をクリック、メニューから「アウトラインのクリア」を選択することで実行できます。

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今回の表では「小計」と「総計」を用意して「アウトラインを自動作成」しましたが、Excel には「小計」を自動計算してくれる機能もあります。

2022年、2023年、2024年の 3年分の四半期ごとの売上データを列方向に並べ、その表を選択してから

「データ」タブのリボンで「アウトライン」グループにある「小計」ボタンを選択することで開始できます。

「集計の設定」画面が開くので

さらに「集計行をデータの下に挿入する」にチェックを付けて「OK」をクリック

これで各年の集計（小計）と3年分の総計が自動計算され、小計と総計以外を非表示にできるアウトラインも自動作成されます。

理解を深めるための「パソコン用語解説」

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