テキスト形式とHTML形式メールの違いとは

質問友人から「HTML形式でメールを送らないで」と言われましたがどういう意味でしょう?またどうすればいいでしょう?

回答電子メールには、文字情報だけの「テキスト形式」とフォントや色など工夫できる「HTML形式」があります。楽しいメールが作成できる反面、気をつける点もありますのでご紹介します。

広告用の電子メールなどで、単なる文字だけでなく、見た目にも綺麗でまるでホームページの1ページを送信してきたようなメールが送られてくることがありますが、それが「HTML形式」のメールです。

HTMLというのは「HyperText Markup Language」の頭文字をとった略語で、まさにホームページを作成するための言語(Language)なのです。 

※ ハイパーテキストとは「リンク」を使って、文書を次々と
  ジャンプしたり、他のファイルを表示したりするカラクリ
  のことで、それを記述するための言語が「HTML」です。

※ 「リッチテキスト」と呼ぶ場合もあります。まさにリッチ
  (豊か)な表現ができる!という意味なんでしょうね。

アウトルックエクスプレスで、「メール送信の形式」を「HTML形式」に指定しておけば、まるでワープロで作成するように、電子メールの文字サイズや色、フォントなどを工夫したり、リンクをつけたり、画像などを埋め込むことも可能となります。

つまり「HTML形式」の電子メールは、カラフルだったり、楽しく、理解しやすいメールが作成できるので、最近では企業の広告メールやメールマガジンなどでも、この形式の採用が増えていますし、個人レベルでも楽しい電子メールのやりとりが以前より増えています。

◆◇◆

一方で「HTML形式」の電子メールには問題点もあります。

  1. 「HTML形式」に対応していない電子メールソフトも数多くある。その場合、受信者には間延びをしたメールに見えたり、不明な添付ファイルが付くなど、少し困ったメールになってしまう。

  2. 単純な文字情報以外の情報を含むので、一通のメールとしてのファイルの容量(情報量)は「テキスト形式」のメールよりも大きい。そのため受信の時間や保存場所が余分に必要となる。

  3. 「HTML形式」の機能を悪用して、その電子メールをプレビュー機能で見るだけで、添付されているウイルスファイルを自動的に起動させて、ウイルスをばら撒くといった方法が流行した。

 ※ これはアウトルックエクスプレスのセキュリティ上の欠陥
   として、順次、修正プログラムがマイクロソフト社から配布
   されるので「Windows Update」が欠かせないのです。

上記のような理由で「HTML形式」では電子メールを送って欲しくないと考えている方も大勢いるわけです。

そこで、電子メールは基本的には「テキスト形式」で送るように設定をして、もし受信者が「HTML形式」でも問題ない相手で、デザインも凝った楽しいメールを送りたい場合は、作成時に「HTML形式」に切り替えて使えばいいかと思います。良かったら、参考にしてみてください。

 
◆ 「メール送信の形式」の変更

  1. アウトルック・エクスプレスの場合、メニューバーから
    「ツール」-「オプション」で「オプション設定画面」
    を開きます。
  2. 設定画面の上に並ぶ「タブ」で「送信」を選び、画面上
    「メール送信の形式」で「テキスト形式」を選びます。

◆ メール作成時の形式切替

  1. 新規の「メッセージの作成」画面を開きます。
  2. 作成画面のメニューバーで「書式」を選び、プルダウンメニューに
    「リッチテキスト(HTML)」と「テキスト形式」で現在の設定が表示
    されますので、切り替えができます。

 ※ 「HTML形式」を選ぶと、作成画面の本文入力ボックスの
   上部に、フォント指定やサイズ設定などができるテキスト
   編集用の「ツールバー」が現われるので分るはずです。

 ※ 通常、アウトルック・エクスプレスを最初に設定した場合、
   「HTML形式」が(デフォルトで)選択されています。

 
◆◇◆

そういった背景を理解した上で「HTML形式」メールを使うと、とてもメールの表現力が豊かになります。ちょっと難しい、と感じる方には簡単に画像や音楽を挿入できる「ひな型」と、その使い方をやさしく紹介してくれる人気サイトもあります。

◆ ひなめーるまにゅ?Sige http://hinamail.com/
 ※ 「初心者コース」もありますので安心してください。

お互いに了解しあったお友達同士なら、こういった楽しい「HTML形式」メールを交換するのも、通常の手紙や携帯メールでは真似ができないパソコン&インターネットの楽しみ方です。一方、ビジネスのメールには「テキスト形式」というように、相手による使い分けが大切です。

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