Office 2007 のリボンを分かりやすく解説

質問Office 2003 に慣れているので Office 2007 の「リボン」がよく分からないので解説してください。

回答まず「リボン」は「タブ」「グループ」「コマンド」という要素で構成されていることを理解しましょう。

古いバージョンのワードやエクセルに慣れていて、メニューやボタンを使った操作を覚えた人なら、Office2007で導入された「リボン」という新しいインターフェース(操作手順)にとまどって当然だと思います。


いままでのメニューに慣れていた人には驚くほどの変更です。

そのため以前、このコーナーでは古いバージョンのメニューを「タブ」として追加できるフリーソフトを紹介しました。「リボン」に慣れるまでは非常に有効ですし、私もいまだに愛用しています ^^;

「Office 2007」の「リボン」が使いづらい

しかし、古いバージョンのワードやエクセルを使ったことがない人や、新機能を使いこなしたい人には「遠回り」になるだけかもしれません。

 
そこで今回は、「リボン」の目的や基本構成、使い方を解説します。まず、マイクロソフト社が「リボン」を導入した目的は

ワードやエクセルが持っている数十個にもおよぶ大量のコマンド(操作命令)の中から、頻繁に使われるコマンドを役割や頻度で分類し、表示の順番やサイズも工夫して、より使いやすくするためです。

確かに、旧バージョンのワードやエクセルだって、どのメニューの奥にどのコマンドが隠れているのか、ツールバーに並んだいくつものボタンのどれを選べばいいのか、覚えるまでずいぶん時間がかかったものです。

それが今回の「リボン」では「タブ」「グループ」「コマンド」という3つの構成要素で、よく使われるコマンドを見つけやすくしています。

 
「タブ」「グループ」「コマンド」についての説明は以下の通りです。

「タブ」は、ウィンドウの最上部に並んで配置されおり、「タブ」
 によりワードやエクセルで実行する主要な作業を大分類おり、
 「タブ」をクリックすると分類されたコマンドが一覧表示されます。

「グループ」は、「タブ」で表示された「コマンド」を枠で囲んで
 関連した要素、たとえば「挿入」タブの中で「テーブル」「図」と
 いった枠で「コマンド」を「グループ」に分けています。

「コマンド」は、各種操作ボタン、設定情報を入力するボックス、
 メニューなどですが、よく使うものは、見ただけで分かるように
 アイコン表示したり、表示サイズも変えたり工夫しています。

 
そして「タブ」の一番左にあって、ワードやエクセルを起動したときに最初に表示されるのが「ホーム」タブであり、ここには基本的な操作で最もよく利用される「コマンド」が集められています。

ですから、まずは「ホーム」タブの中がどんな「グループ」で分けられ、さらにその中にどんな「コマンド」があるか確認しましょう。

ワードの「ホーム」タブでは「クリップボード」「フォント」「段落」「スタイル」「編集」の「グループ」に分けられています。「コピー」や「貼り付け」をマウス操作で頻繁におこなう人には便利な配置です。


「貼り付け」のコマンドのサイズが大きくなっています。

ほかの「タブ」も、名前通りの分類なので難しくないはずです。実際にクリックして、中の「グループ」「コマンド」を確認してみましょう。

※ 「ホーム」「挿入」「校閲」「表示」のタブは、ワード、エクセル、
  パワーポイントで共通なので、慣れれば使いやすいはずです。


◎ 「ワード」で最初から並んでいる7つの基本「タブ」

 「ホーム」: 入力した文章のスタイルを変更。検索やコピペなど
        文章作成中に頻繁に使うコマンド類

 「挿入」: ページ、表、図、リンク、ヘッダー、テキストなど挿入

 「ページレイアウト」: テーマ設定や各種ページ、レイアウト設定

 「参考資料」: 目次、脚注、索引、引用文献などのコマンド類

 「差し込み文章」: 挨拶文を差し込んだり、はがき、封筒、ラベル
            などに差し込み印刷に関するコマンド類

 「校閲」: 文章校正、コメント、変更履歴、文書の保護など

 「表示」: 印刷や編集時のレイアウト表示、分割やズームなど


◎ 「エクセル」で最初から並んでいる7つの基本「タブ」

 「ホーム」: 入力した数値や文字列のスタイル変更。セルの挿入、
        検索やコピペなど作業で頻繁に使うコマンド類

 「挿入」: テーブル、図、グラフ、リンク、テキストなど挿入

 「ページレイアウト」: テーマ設定や各種ページ、レイアウト設定

 「数式」: 関数のライブラリからの挿入や名前付け、分析など

 「データ」: 外部データの取り込み、並べ替え、フィルタ、ツール、
        アウトライン表示などデータを扱うコマンド類

 「校閲」: 文章校正、コメント、変更履歴、シートの保護など

 「表示」: 印刷や編集時のレイアウト表示、固定やズームなど

 
あと知っておきたいのは、その操作対象がない場合、表示されないタブもあることです。つまり、その状態では使われることがない「コマンド」を非表示にすることで操作を迷わないように工夫しているのです。

たとえば「挿入」タブの「図」グループから好きな「図」を挿入するとその「図」が選択されているときだけ「図ツール」として「書式」タブが表示されます。「表」や「グラフ」でも同様に専用のタブがあります。

 
もうひとつのポイントは、従来の「ファイル」メニューによるファイルの新規作成、開く、保存、印刷、さらに各種設定オプション項目は画面左上の「Officeボタン」による表示メニューに集められていることです。


ワードの「Officeボタン」で表示されるメニュー

 
◆◇◆

「リボン」などの新しいインターフェースの説明や、旧バージョンでのメニューやボタンがどの「タブ」のどの「コマンド」に対応しているかという情報は以下のページからも入手することができます。

◆ Word 2003 のコマンドに対応する Word 2007 のコマンド
http://office.microsoft.com/ja-jp/word/HA100625841041.aspx

◆ Excel 2003 の機能に対応する Excel 2007 のコマンド
http://office.microsoft.com/ja-jp/excel/HA100860481041.aspx

各ページ最後あたりに「Word のリボンの対応表」「Excel のリボンの対応表」という参照ファイルへのリンクがあり、ダウンロードできます。

 
ここから先は、やはり「習うより慣れろ」です。もちろん旧バージョンを使い続けたり、フリーソフトで以前のメニューを使うのも選択肢ではありますが、新しいものが現れたのにはそれなりの理由があるはずです。

ここはひとつ「なるほど、だからマイクロソフト社は『リボン』を導入したんだな!こりゃ便利だ!!」とその意図を見つけてあげようというくらいの気持ちで、新しい機能に取り組んでみてはいかがでしょう?
 

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