ファイル管理＆整理（２）フォルダの作成と分類

※フォルダ（Folder）
各種ファイル（書類）をまとめて整理・保存 　　する入れ物。書類ばさみ。クリアフォルダ 　　をイメージするといいかもしれません。

日常生活では 「大切な書類」 はどこに、どうやって保管しますか？

自宅 → 居間 → 小物タンス → ３番目の引出し → 書類入れ封筒

　　※もちろん「たとえ」ですから居間でなくて書斎でもいいし、タンス
 　　　でなくてデスクでもいいし、３番目の引き出しでなくて一番上でも
 　　　一番下でもいいし、封筒でなくてもクリアフォルダでもＯＫです。 

といった感じですよね？さらに書類が増えてくれば、種類ごとに分けて 　整理する封筒やクリアフォルダを追加して細かく分類しますよね？特に大切な書類は、みんな「居間のタンスの３番目の引出し」にまとめて保存をしている、といった管理をすると思います。あちこちに保存をしたら、どこにしまったのかわからなくなるからです。この「たとえ」で考えると

といった感じでイメージしてみてください。左側の実際の空間での分類はよりサイズの大きな「入れ物」から小さな「入れ物」に絞られてくるのが実感としてわかるのですが、右側のパソコンでの分類は

 　　・ 見た目の「フォルダ」や「アイコン」のサイズが変わらないので
 　　　サイズの大小の実感が湧きにくい

わけですが、実際のところ、パソコンに複数のハードディスク（HDD）やCDなど各種記録媒体を持っているわけですから、パソコンで保存ができる書類の総量のほうが、ひとつのハードディスク（HDD）の容量よりも大きいわけですし、そのHDD内にある「マイドキュメント」というフォルダに保存できる書類の総量はHDの容量より少ないわけです。

再び実空間でのイメージですが、左から右へ、大きな「入れ物」から小さな「入れ物」へと細かい分類ができますよね。

そして最も小さい単位である「封筒」には、封筒１は領収書、封筒２は 　友人からの手紙、封筒３は料理の記事の切り抜き・・・ といった分け方をすると思います。パソコン（PC）の場合も全く同じことで、左から右へ、大きな「入れ物」から小さな「入れ物」へと細かい分類ができますよね。

このフォルダに適切な名前を付けて保存すれば、きちんと整理できると感じませんか？要するに日常と同じ感覚で保存していけば、そして上位のフォルダの名前を下位のフォルダを思い出せる名前にしていけばより探すのが簡単になります。つまりポイントは『フォルダの追加と名前のつけ方』にあります。

まあ、あとは『センス』の問題かもしれませんね。

実際に机の整理が苦手な人は、パソコンでも整理は苦手かもしれません。かくいう私も実際に「古い資料を捨てない」「どんどん積んでしまう」というクセがあるので、パソコンの「デスクトップ」にショートカットアイコンがいっぱいです ^^;

ぜひ皆さんはこまめに整理してくださいね。『センス』の問題だと実感 します。