ファイル管理&整理(2)フォルダの作成と分類

質問どうやってファイル保存をすれば管理が楽なのでしょうか?

回答「マイドキュメント」というフォルダの中に、関連ファイルをまとめるフォルダを作成、その中にファイルを保存していく、似たようなファイルが増えてきたら、さらにその中に新しいフォルダを作成し分類するが一般的です。

 

※フォルダ(Folder)

  各種ファイル(書類)をまとめて整理・保存
  する入れ物。書類ばさみ。クリアフォルダ
  をイメージするといいかもしれません。

 

日常生活では 「大切な書類」 はどこに、どうやって保管しますか?

自宅 → 居間 → 小物タンス → 3番目の引出し → 書類入れ封筒

  ※もちろん「たとえ」ですから居間でなくて書斎でもいいし、タンス
    でなくてデスクでもいいし、3番目の引き出しでなくて一番上でも
    一番下でもいいし、封筒でなくてもクリアフォルダでもOKです。 

といった感じですよね?さらに書類が増えてくれば、種類ごとに分けて  整理する封筒やクリアフォルダを追加して細かく分類しますよね?特に大切な書類は、みんな「居間のタンスの3番目の引出し」にまとめて保存をしている、といった管理をすると思います。あちこちに保存をしたら、どこにしまったのかわからなくなるからです。この「たとえ」で考えると

自宅 自分のパソコン(PC)
居間 ハードディスク(C:)
小物タンス マイドキュメント(というフォルダ)
3番目の引き出し あるテーマの書類を保存するフォルダ
封筒 細かい種類分けで書類を保存するフォルダ

といった感じでイメージしてみてください。左側の実際の空間での分類はよりサイズの大きな「入れ物」から小さな「入れ物」に絞られてくるのが実感としてわかるのですが、右側のパソコンでの分類は

   ・ 見た目の「フォルダ」や「アイコン」のサイズが変わらないので
    サイズの大小の実感が湧きにくい

わけですが、実際のところ、パソコンに複数のハードディスク(HDD)やCDなど各種記録媒体を持っているわけですから、パソコンで保存ができる書類の総量のほうが、ひとつのハードディスク(HDD)の容量よりも大きいわけですし、そのHDD内にある「マイドキュメント」というフォルダに保存できる書類の総量はHDの容量より少ないわけです。

再び実空間でのイメージですが、左から右へ、大きな「入れ物」から小さな「入れ物」へと細かい分類ができますよね。

自宅 居間 ━┳ 小物タンス ━┳ 3番目の引き出し ━┳ 封筒1
  ┣  書斎  押し入れ 2番目の引き出し 封筒2 
  ┣  寝室 テーブルの上 1番目の引き出し 封筒3
   

 

 

 

そして最も小さい単位である「封筒」には、封筒1は領収書、封筒2は  友人からの手紙、封筒3は料理の記事の切り抜き・・・ といった分け方をすると思います。パソコン(PC)の場合も全く同じことで、左から右へ、大きな「入れ物」から小さな「入れ物」へと細かい分類ができますよね。

PC HDD(:C) ━┳ マイドキュメント ━┳ フォルダ3 ━┳ フォルダ3-1
  ┣  HDD(:D) デスクトップ フォルダ2 フォルダ3-2 
  ┣  CD-R Program Files フォルダ1 フォルダ3-3
   

 

 

 

このフォルダに適切な名前を付けて保存すれば、きちんと整理できると感じませんか?要するに日常と同じ感覚で保存していけば、そして上位のフォルダの名前を下位のフォルダを思い出せる名前にしていけばより探すのが簡単になります。つまりポイントは『フォルダの追加と名前のつけ方』にあります。

マイドキュメント サークル ━┳ 町内会 ━━ 議事020415.doc
  日記 同窓会 議事020720.doc
  住所録 俳句友の会 決算表020415.xls
  仕事 つり仲間 メンバー写真.jpg
   

 

 

 

まあ、あとは『センス』の問題かもしれませんね。

◎「マイドキュメント」(という名のフォルダ)

マイクロソフト社のワープロソフトのワードをはじめ、多くのソフトは、出来たファイル(書類)を保存する作業を行なうと、自動的に「マイドキュメント」を『保存するためのフォルダ』に選ぶ(開く)ようになっています。

そこでまずそこに作成したファイルをどんどん保存していきましょう。そして「マイドキュメント」内のファイルが探すのに迷うほど増えてきたら、同じ名前のフォルダに整理できるファイルを集め、その名前で作成したフォルダ内に移動させましょう。

◆◇◆

実際に机の整理が苦手な人は、パソコンでも整理は苦手かもしれません。かくいう私も実際に「古い資料を捨てない」「どんどん積んでしまう」というクセがあるので、パソコンの「デスクトップ」にショートカットアイコンがいっぱいです ^^;

ぜひ皆さんはこまめに整理してくださいね。『センス』の問題だと実感 します。

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