過去のメールをまとめてバックアップ(保存)

質問Outlook Express で送受信した過去のメールを確実に「バックアップ(保存)」したいのですが。

回答定期的に「保存フォルダ」ごと「バックアップ」をしておくと安心です。

「バックアップ」の重要性は、「今週のQ&A」でも何度もお話してきました。特に、自分だけの「オリジナルデータ」はかけがえのないものです。

  ◆ 第138回 「バックアップ」とは(04.09.08)
   http://www.724685.com/weekly/qa040908.htm

中でも「電子メール」での情報交換が日常的になった今、過去の送受信メールは、とても大切なデータとなります。実際、パソコンのハードディスクが不調になった場合でも、『過去のメールだけは救い出して欲しい』という要望が多いのです。

  
そこで今回は、Outlook Express で送受信した「過去のメール」のデータを定期的にまとめて「バックアップ」する方法を紹介しましょう。

バックアップの作業は慎重におこなってください。作業中に誤って削除したり、使えなくしてしまっては元も子もありません。

 
まず最初に、「過去のメール」の保存場所を確認しておきましょう。

  1. Outlook Expess を起動します。

  2. メニューバーから [ツール]?[オプション] を選択します。

  3. 「オプション」画面で[メンテナンス]タブを選択します。

  4. 「オプション?メンテナンス」画面で「保存フォルダ...」
    ボタンをクリックします。

  5. 「保存場所」画面が開き、表示される長い文字列が
    「過去のメール」の「保存フォルダ」のある場所です。

   ※ Windows XP では 「C:\Documents and Setting\... 」 と
     いった文字列で「保存フォルダ」の場所が表示されます。


この「保存フォルダ」を開けるようにしておきましょう。

  1. 「保存場所」画面で、保存場所を表示しているボックス内を
    右クリックで「すべて選択」、表示が反転したら、右クリック
    で「コピー」をします。

    ※ キーボードを使ったショートカット・キーで
      「Ctrl」+「A」 で 「すべて選択」 してから
      「Ctrl」+「C」 で 「コピー」 ができます。

  2. 「保存場所」画面や「オプション」画面は閉じましょう。

  3. デスクトップを表示させ、何もない場所で右クリックして
    [新規作成]?[ショートカット] を選択します。

  4. 「ショートカットの作成」画面が現れますので、そこの
    「項目の場所を入力してください」という入力ボックスを
    右クリックして「貼り付け」します。

  5. 「ショートカットの作成」画面で「次へ」ボタンを押し、
    次の画面で「完了」ボタンをクリックします。

  6. デスクトップに「Outlook Express」というショートカット
    アイコンができます。

できた「Outlook Express」というショートカット・アイコンをダブルクリックすれば、「過去のメール」の「保存フォルダ」が開きます。その中の各種ファイル (DBXファイル)を保存用メディアに「コピー」すれば完成です。

  ※ ショートカットが作れない場合は、適当に開いたフォルダの
    「アドレス入力ボックス」に、先ほどコピーした保存フォルダ
    ある場所を「貼り付け」で「移動」すれば開くことができます。

◎大切なお願い

メールのデータファイルが保存されている「Outlook Express」フォルダ内には、たとえば「受信トレイ.dbx」といったファイルがあります。

この「DBXファイル」は Outlook Express の各種「フォルダ」のデータが保存されている特殊なファイルで、Outlook Express で読み込まないと普通の「メモ帳」などでは中身を見ることはできません

仮に「開くプログラム」として「メモ帳」などを選択しても、「文字化け」したファイルとなって読めません。さらに強引に開いて、加工して保存すると Outlook Express でも読めなくなる可能性すらあります。

ですから 「Outlook Express」フォルダ内の「DBXファイル」は、そのまま加工せず、バックアップのために「コピー」して、別の場所/メディアに保存するだけにしてください。

 
「保存フォルダ」を開いて、一階層上に行き「Outlook Express」というフォルダ全体をフォルダーごと『コピー』して保存する、という方法でもいいでしょう。

  ※ 長期保存なら CD-R、DVD-R に書き込み、書き換えながら、
    常に最新のものを定期的に保存するなら フラッシュメモリや
    外付けハードディスクに保存しましょう。

「過去のメール」の「保存フォルダ」は慎重に扱いましょう。コピーするつもりが削除したり、古いデータを上書き してデータを失わないようにしましょう。

また、バックアップしたメディアをなくしたり、盗まれたりすると、「過去のメール」を全部、覗かれてしまいます。 保存したメディアの保管場所にも気をつけてください。あまり持ち歩いたりしないことです。

 
◆◇◆

この Outlook Express の「過去のメール」の「保存フォルダ」の場所は、たとえば Windows XP の最初の設定では「隠しフォルダ」となっており、フォルダを開いて探しても、簡単には見つからない場合があります。

そのため「保存されているフォルダが見つかりません!」といった質問をいただくことが多いので、今回の「保存フォルダ」をいつでも簡単に直接、開けるショートカット・アイコンを作る方法を紹介しました。

  ※ 複数のユーザーで切り替えて Outlook Express を利用している
    場合は「保存フォルダ」はユーザーごとに違いますから、保存
     したいユーザーに切り替えてから実施してください。

  ※ 隠しているフォルダを開くわけですから、その中にある大切な
    ファイルの取り扱いは「自己責任」でお願いします。

次回は、保存した「バックアップ」ファイルを再度、Outlook Express で使えるように「元へ戻す」方法を紹介します。

  
  第163回 保存した過去のメールを開きたい(05.03.16)
   http://www.724685.com/weekly/qa050316.htm
 

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