ファイル管理&整理(1)ファイル名の変更でひと工夫

質問同じようなファイルがいくつもできて、整理できずに困っています。なにかいい方法はありませんか?

回答ファイル名を工夫して変更してみましょう。

ワープロソフトなどで色々と文章を作っていくことは楽しいことですし、一度作った文章をファイルとして保存しておけば、似たような文章なら書き直さなくても一部を変更しただけで完成するので本当に便利です。

でも出来上がったファイルがどんどん増えてくると、どれがどれなのか分らなくなってくるのも事実です。そんなときにファイルをうまく整理するコツのようなものを3回に分けて紹介していきます。

今回はまずは「ファイル名の変更」と名前の工夫についてです。


■ファイル名の変更方法■

  A.一般的な方法 

まずはファイル名を変更できなければ話が始まらないので、紹介します。作業に慣れた人には、一般的な方法です。

  1. 名前を変更したいファイルを選択(アイコンをクリック)

  2. アイコンの下のファイル名の部分をクリック
     → ファイル名の部分が反転(入力できる状態)になる
          

  3. 新しい名前を入力する

でも初心者の方だと、うまくマウス移動ができなかったり、ファイル名の部分をダブルクリックと同じことになってしまい、ファイルが開いてしまう場合があります。

  B.右クリックを使う方法

そこで右クリックを使った方法もやってみましょう。

  1. 名前を変更したいファイルを右クリック

  2. 現れたメニューから「名前の変更」を選択します。
    → ファイル名の部分が反転
      (入力できる状態)になる

  3. 新しい名前を入力する 


■ファイル名が変更できない場合■

  A.ファイル名として使えない文字を使った場合

  以下のような文字は、ファイルを管理するためにパソコンが使用する記号と同じなどの理由で、ファイル名に使えないようになっています。

\ / : , ; * ? " < > |

コロン(:)やスラッシュ(/)はファイル名を分りやすくするためにぜひ使いたい文字なので残念ですが仕方ないでしょう。

  B.同じ名前のファイルが同じフォルダ内にある場合

  同じファイルが2つ、同じ場所に存在することになるためパソコンが混乱してしまうので同じ名前には変更できないようにしています。

  C.変更したいファイルが使用されている場合

  ワードやエクセルで作業中のファイルは、編集中にファイル名を変更されたら編集中の文書が保存される前にオリジナルがなくなる状態になるので、アプリケーションで使用&編集中のファイルは、いったん終了させてからファイル名を変更します。 


■ファイル名を工夫してみる■

  ☆末尾に作成日付をつける

  • 同じ文章を更新していく場合、やはり最初のほうが良かったということはよくあります。そんな場合、最初から上書きせずにオリジナルは保存しておき、そのコピーを作成してから更新を加えていくことをおすすめします。

  • その場合、よく似たファイルが2つできてしまうので、そんなときはファイル名の末尾にファイル作成の日付をつけてみるのです。

  • たとえば 「クラブ会合020401.doc」「クラブ会合020715.doc」といったように作成日付あるいは会合の開催日時を加えておきます。

  • こうするとどのファイルが一番新しいものか、いつの会合のものか一発で分りますし、アイコンを名前順に整列させると日付順に並ぶのでファイルが増えてきたときも見つけるのが簡単です。

  • 人間の記憶というものは、たいがい「最初にあれがあって、次にはこれがあって」と時系列で覚えているものです。ですからファイル名も順に番号を付ければいいのですが、単に「クラブ会合1.doc」「クラブ会合2.doc」では中身のイメージが全く沸かないものです。

  • さらに記憶は季節に結びついている場合も多いので、日付がついていると「あれは確か暖かい春の会合の時だったよな」と思い出せるものです。

  • ファイルを日付順に整列させれば同じでしょう?という人もいるのですが、整列できるのは「更新日時」であって、作成日付ではありません。こうなるとファイル名を始め、ほんの少しでも変更すると、昔作ったファイルとの順番が逆転してしまうのです。

  
◆◇◆

まあ整理方法というのは日常生活でも同じで、人それぞれ個性があるわけですから、今回、紹介した編集長がいつも使っている日付をファイル名につける方法も、もし良ければ少し試していただいて、これはいいな、と思ったら使ってみてください。

もちろん日付のつけ方なども自分流にアレンジしていただいて、自分にしっくりいく方法を見つけてみてください。今回紹介した「コツ」が、皆さんのファイル管理の「ヒント」になれば嬉しいです。
 

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