ワード(Word)、エクセル(Excel)ファイルをPDFに変換、保存

質問ワードやエクセルのファイルを「PDF」形式で保存するには?

回答Office 2010 以降は標準機能で「PDF」形式での保存ができます。

マイクロソフト社は Office 2007 で初めて「PDF」形式でファイル保存ができる拡張機能を追加できる「アドイン」を公開しました。

2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF/XPS 保存アドイン

その後、Office 2010 以降は標準機能で「PDF」形式での保存ができるようになりました。

 

そこで Office 2010/2013 でワードやエクセルのファイルを「PDF」形式に変換、保存する手順を紹介します。とても簡単です。

 

◎ワード/エクセルのファイルを「PDF」形式で保存する手順1

  1. 「PDF」形式で保存したいファイルを開き、「ファイル」タブをクリック。開いた画面で左メニューの「エクスポート」を選択。
  2. 「エクスポート」画面で「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックして開く「発行」画面で、保存するフォルダーとファイル名を決めます。

    ※ 「ファイルの種類」は「PDF(*.pdf)」となっているはずなのでそのままで大丈夫です。
      
    ※「現在のページ」だけといった「ページ範囲」などを指定するときは「オプション」ボタンをクリックして設定します。
      
  3. 「発行」ボタンをクリック。

 

これでワード/エクセルファイルは「PDF」形式のファイルに変換され、保存できます。

パワーポイントでも手順は同じです。

 
◆◇◆

ここで結果は同じですが、違う手順もあるので紹介しておきます。

 

◎ワード/エクセルのファイルを「PDF」形式で保存する手順2

  1. 「PDF」形式で保存したいファイルを開き、「ファイル」タブをクリック。開いた画面で左メニューの「名前を付けて保存」を選択。
  2. 保存したいフォルダーを決めます。たとえば「デスクトップ」なら「OneDrive」の下の「コンピューター」を選択して、右側に表示されるフォルダーから「デスクトップ」をクリックします。
  3. 「名前を付けて保存」画面が表示されるので「ファイルの種類」を「PDF(*.pdf)」に変更して「ファイル名」を決めます。

    ※ 「現在のページ」だけといった「ページ範囲」などを指定するときは「オプション」ボタンをクリックして設定します。
      
  4. 「保存」ボタンをクリック。  

 

これで「エクスポート」同様にワード/エクセルファイルを「PDF」形式のファイルに変換、保存できます。通常の「名前を付けて保存」作業で「PDF」形式を選ぶだけなので難しくはありません。

パワーポイントでは「PDF」形式以外にも「GIF」「JPEG」などの形式も選択できます。

 

もちろん最初から「PDF」形式にすると決めているなら「エクスポート」  を使ったほうがシンプルなので、状況によって使い分けましょう。

 

理解を深めるための「パソコン用語解説

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