ワードで作成したメール添付ファイルの注意点

質問ワードで作成した文章を添付ファイルにしてメールで送りたいのですが注意するポイントはなんですか?

回答本当にワードでなければいけない内容かを確認してください。文章だけなら、メールの本文にコピーできないか検討しましょう。

電子メールを使い始めると、「添付ファイル」ができる便利さを知り、嬉しくなって、なんでも「添付ファイル」にして送る方がいらっしゃいます。その気持ちは良く分りますし、本当に便利ですよね。

しかし以下の点で問題があります。

  1. 大多数のウイルスが、電子メールの添付ファイル機能を悪用して 広がっています。ですから無用な添付ファイルは誤解のもとです。

  2. たとえばワードの文書ファイルは、ほんの数文字でもファイルにすると、電子メール1通と較べ、何十倍もの容量になります。

  3. 添付ファイルは開くためにワードなど、専用のアプリケーションを立ち上げる必要があるので、相手に時間を取らせてしまいます。

  
最悪の場合、上記の理由で受信者が添付ファイルを開けてくれない場合もあります。ですからワードでなければならない場合以外は、テキストの状態でメール本文に掲載しましょう。

『大切な内容かな?』と思って、わざわざ「ワード」を立ち上げて開いてみたら、中身は文字だけ数行の場合が結構あります。ガッカリするとともに『メールの本文に書いてよ!』と言いたくなります。

  
どんな場合はワードのままでよいか、あるいはメール本文に写したほうがいいかを簡単にまとめてみました。参考にしてください。

  
 【 ○ ワードにしたほうが良い場合 】

  • 文字のフォントやサイズを変えたり、文字飾りや文章の段落分けなどを行なうことで、読みやすく編集するなど、ワードの機能を存分に活用して作成された文章ファイル

  • 写真やグラフなど、メール本文の文字だけでは、うまく置き換えられない情報が混ざっているファイル

  • 提出をするためなど、印刷を前提に作成したファイル。あるいは「ワード」で作成して送ってと指定があった場合

  
 【 × ワードにしないほうが良い場合 】

  •  メールの本文でも、なにも問題がない簡単な「文章だけ」の場合

  • 立派なワードのファイルだったとしても、今回のメールに必要な情報はごく一部だけで、そこはメール本文に抜き出せる場合。

  • とにかく素早く見てもらいたい文章。多少レイアウトのある文章だとしても、メール本文で工夫すれば、ほぼ同じ効果があります。 

どんなに綺麗に仕上がったワードファイルでも、相手に
読んでもらえなければ(開いてもらえなければ)まったく
役に立ちません。読んでもらえて『なんぼ』なのです。

  
◇◆◇

同様に、「3列×5行」程度の簡単な表であれば、エクセルも添付ファイルしないでメール本文で表現して紹介できないか考えましょう。

とにかく、「メールの本文で伝えられる内容なら、できるだけ添付ファイルは使わない」ということです。特に毎日、大量にメールを受け取る相手には気をつけたい『マナー』かもしれませんね。

 

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