入力フォームによる問い合わせに返信がない原因

質問入力フォームによる問い合わせで、何度送っても返信がなくて困っています。

回答メールアドレスが正しいか、もう一度、確認してみましょう。

Yahoo!Japan をはじめ、インターネット経由でサービスを展開している多くのサイトでは、お問い合わせをメールではなく『入力フォーム』で受け付けています。私たちの「クラブQ&A」でも導入しています。

◆ クラブQ&A お問い合わせ窓口(入力フォーム)
 http://www.clubqa.com/ask/

ほとんどのサイトでは、お問い合わせ用のメールアドレスは公開しないようになりました。一番の理由は迷惑メールの格好の標的となり、仕事に支障をきたすほど迷惑メールが届くようになってしまうためです。

  
さらに入力フォームを使うと、最低限、お問い合わせのときに入力していただきたい情報を『必須項目』として入力してもらえるようにできるので、きちんと対応したいと考えている会社ほど採用しています。

  
そんな便利な入力フォームにも欠点があり、必須項目である「返信用のメールアドレス」が間違って入力されていると、連絡(返信)する方法が失われて「お手上げ」になってしまう、ということです。

ですから、お問い合わせフォームなどで返信用メールアドレスの入力欄がある場合は、送信する前にもう一度、正しいか確認しましょう。

  
また、以下のような可能性もあります。いずれも実例です。

・ 自分のメールアドレスを間違って覚えてしまい、それで正しい
 はずだと信じ込んで、何度でもそれを入力して使っている。

 電子メールアドレスの構造/入力のポイント
  http://www.724685.com/weekly/type/table09.htm 

・ 返信されてきたメールが「迷惑メール」として自動削除される
 設定に引っかかってしまい、届いているのに気が付かない。

・ メールアドレスは正しいけれど、自分の使っているメール受信
 ボックスがいっぱいで、一時的に受け取れなくなっている。

 ◆ 第87回 メールの受信だけができません
  http://www.724685.com/weekly/qa030827.htm

  
しっかりした企業が相手のはずなのに、数日経過しても返信がない、あるいは何度送りなおしても返信がない場合は、自分自身を宛先にしてメールを送って、ちゃんと自分に届くかも確認しておきましょう。

それから大手の人気サービスであればあるほど、大量のお問い合わせが届くので、少なくとも24時間は待ってあげましょう。さらに夜や土日祝日をはさんだ場合も返信に時間がかかることがあります。


◆◇◆

ウェブを通じたサービスを提供していて、なにが一番、ガッカリするかというと、入力フォームはもちろん、直接のメールによるお問い合わせの場合でも、回答したら「アドレスが違う」と戻ってくるときです。

特に、一刻も早く回答を差し上げようと一生懸命に書いた返信メールが戻ってくると、悲しくなると同時に、メール以外に連絡の手段がないときには、まさに途方に暮れてしまいます。

※ そういうお客様に限って「何度送っても返事がありません!?」
  とクレームに近いお問い合わせを再度、いただいたりします。
  ここまでくると、もう「苦笑い」するしかありません。

  
ということで「入力フォームによる問い合わせで回答がない」といった場合には、アドレスの入力ミスはなかったかなども確認しましょう。

また、登録制のサービスでは、最初に登録していたメールアドレスが変わったときはきちんと情報を最新のものに更新しておきましょう。

  
もちろん、単純にサービス提供側の返信が遅れている場合や、処理のミスで返信が抜けてしまう場合もあります。それでも一方的に責めるのではなく「お互いさま」の気持ちを持って大人の対応をしたいですね。

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