いつもお話しするのですが、ワープロや表計算で「こんなことができないかな〜」と思うことは、大抵のことはワードやエクセルに実現できる機能があります。ただ「知らないだけ」という場合がほとんどです。
今回の「指定したセルに、複数の候補から入力データを選べる」という工夫も、簡単なものなら以下の手順ですぐにできてしまいます。
１．入力データを選択できるようにしたいセルを最初に選択。
２．メニューバーより「データ」−「入力規則...」を選択。
※ Excel 2007 の場合、 [データ]タブ の [データツール]
で [データの入力規則]項目 を選択します。
３．「データの入力規則」画面上の「設定」タブを選択して
「入力値の種類」から「リスト」を選択。「元の値」に
たとえば「○,△,×」と入力して「OK」ボタンを選択。
これだけで、選択したセルの右端には黒い三角（▼）部分が表示され、これをクリックすると縦に「○」「△」「×」と並び、そこからデータを選べる「ドロップダウンメニュー」が表示されるようになります。
ポイントは「○,△,×」といったように、間をカンマ「,」で区切って「元の値」を入力しておくことです。「東京,神奈川,千葉,埼玉」など文字列でも同様です。文字列を「""」で囲む必要もありません。
初めて「入力規則」を使ったとしても、だいたい分かると思いますが、今回使った「設定」タブ画面の「条件の設定」にある「リスト」以外を使えば、入力データを一定の範囲内の数字や時間だけに規制できます。
たとえば「入力値の種類」を「整数」にして、「データ」を「次の値の間」、そして最小値を「１」、最大値を「100」に設定すれば、設定したセルには「１〜100」以外の数字は入力できなくなります。
さらに「データの入力規則」画面上に並ぶ「入力時メッセージ」タブや「エラーメッセージ」タブの画面では、入力規則を設定したセルを選択すると表示されるメッセージやエラーメッセージまで設定できます。
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さらに応用編としては「リスト」の「元の値」が、よく変更される場合は候補のデータを順番にセルへ入力して並べておき、それを「元の値」にセルの範囲として指定すれば、値の変更も簡単にできます。
※ 「元の値」の入力ボックスの右端にあるセルの範囲指定ができる
ボタンをクリックして、候補データを並べたセルの範囲をなぞる
ように指定すればできあがりです。
もっと凝ったこともできそうですが、使わない機能は忘れてしまうので必要なときに「こんなこともできないかな？」と探せばいいでしょう。とにかくワードやエクセルには「知らないけど便利な機能」が満載です。
