電子メールで留守／不在であることを自動返信

メールソフトとして一般的な Outlook Express をお使いの場合、以下のような設定で自動返信にすることは「可能」です。

　１．自動返信に使うメッセージを作成しておき、「不在通知.eml」
　　　といった名前で「返信用のファイル」として保存しておきます。

　　※ 「件名」「本文」だけ入力したら「宛先」「CC」欄は
　　　　空けておき、「ファイル」-「名前を付けて保存」を
　　　　選択することで「eml」形式で保存できます。

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　２．Outlook Express のメインメニューより「メッセージ」?
　　　「メッセージからルールを作成」を選択します。

　３．「新規のメールルール」画面で、以下の設定をすることで、
　　　メールを受信したら、差出人へ指定のメッセージでメールを
　　　自動的に返信するようにできます。

　　　１）ルールの条件を選択してください。
　　　　　→　「すべてのメッセージに適用する」を選択

　　　２）ルールのアクションを設定してください。
　　　　　→　「指定したメッセージで返信する」を選択

　　　３）ルールの説明
　　　　　「指定したメッセージ」にリンクができているので
　　　　　クリックして、最初に保存した「不在通知.eml」と
　　　　　名づけた先ほど作成したファイルを指定

　　　４）ルール名
　　　　　　「留守中の自動返信」とか適当な名前を入力

　４．「ツール」-「オプション」で開く「オプション」画面の
　　　「送信」タブ画面の項目で「メッセージを直ちに送信する」
　　　のチェックを確認。ここにチェックしておけば受信直後に
　　　返信メールが送信されます。

　５．「ツール」-「メッセージルール」-「メール」を選択し、
　　　「メッセージルール」画面で「留守中の自動返信」という
　　　ルールのチェックがルール設定直後に入ってしまっている
　　　ので、実際に使うまではチェックをはずしておきます。

　　　※ これをしておかないと、ルールを設定したあとに届く
　　　　　メールから、すぐに自動返信が始まってしまいます。

　　
あとは留守にする『直前』に「メッセージルール」画面を開いて、用意しておいた「留守中の自動返信」というルールにチェックを入れれば、自動返信の準備は完了となります。

　　
ただし、この方法を使うには大きな問題点があります。

　　◎ 留守中もパソコンを起動したままで、Outlook Express も
　　　　常にメールを定期的に受信する設定にしておく必要があり、
　　　　さらに一定時間、パソコンを操作しないときにスタンバイに
　　　　なるといった節電設定もはずしておかないといけません。

そのため、節電の観点やセキュリティ的にもおすすめできません。

　　
さらに留守中に届く『すべてのメール』に自動返信する、という設定は迷惑メールにも返信してしまうことになるので危険です。悪意のある人達にまで「私は長期に留守しています」と教えるわけですから。

そこで「ルールの条件を選択してください。」で「送信者にユーザーが含まれている場合」を選択し、許可したアドレスのメールにのみ返信する設定も可能ですが、そこまで設定に手を加えるのは面倒です。

◆◇◆

使っているプロバイダによりますが、「自動返信サービス」を提供しているところもあるので、そういうサービスを使えば、留守中にパソコンの電源を入れっぱなしにしなくても大丈夫なので、確認してみましょう。

◆ Webメールを使う 自動返信 @nifty
https://www.nifty.com/mail/webmail/mail_auto.htm

◆ メール自動応答サービス　BIGLOBE
http://email.biglobe.ne.jp/autoans/index-lup.html

◆ 自動返信 OCN Mail ON ヘルプ(使い方)ページ
http://www.ocn.ne.jp/mailon/menu/p-1-3.html

たとえば @nifty の自動返信サービスなら、返信してもいいアドレスを決めたり、アドレスブックに登録した相手からのメールにだけ返信するような設定もできるので、そういう機能を活用したほうがいいでしょう。

　　
どちらにしろ、編集長としては「どうしても」という場合以外は留守中の自動返信はおすすめしません。もちろん、あとは利点と欠点を考えた上で、ご自身で判断してください。