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 質問：
インターネットで集めた情報を「お気に入り」
などで保存してもしばらくしたら「なぜ集めて
いたのか」すら忘れてしまうことがあります。
便利な情報整理＆活用法はありませんか？
回答：
いろいろな方法がありますが、電子メール
ソフトを活用するのが実践的で、いろいろと
応用も利くのでご紹介しておきます。
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ブラウザの「お気に入り」機能を知ると、とにかく面白そうだと思うと、どんどん保存してしまうものです。増えた「お気に入り」をフォルダを作成して整理する方法は、すでにご紹介しました。 ■第22回 「お気に入り」を使いこなせ！（その２）（2002.05.01）
それでも増えてくると、それぞれの「お気に入り」が、なぜ保存したのかが思い出せなくなったりします。そんなときは電子メールソフトを活用した情報整理＆活用法はいかがでしょう。
【電子メールで情報を保存する方法】
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役に立つホームページが見つかったら、その情報を保存
するため新しいメールを作成します。
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保存したい（記録したい）ホームページの「名前（タイトル）」
と「アドレス」をペアにしてメール本文に入力します。
例） ◆なにしろパソコン・ドットコム
http://www.724685.com
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自分でタイプしてもいいですが「コピー＆貼り付け」が便利です。
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保存したい（記録したい）ホームページを右クリックして、
メニューから「プロパティ」を選びます。するとプロパティに
「名前」と「アドレス」が表示されるので、選択してコピーを
します。『トリプルクリック』でうまく選択できます。
※
「名前」はブラウザの「お気に入りに追加」作業を行なう
操作で現れる「名前」の表示欄からでもコピーできます。
※
「アドレス」はブラウザのアドレス欄からでもＯＫです。
※
あるいは実際には送信しないでも、保存するだけなら
[ファイル]−[フォルダにコピー...] で開く
「コピー画面」
で 「アイテムのコピー先」 を 「受信トレイ」
にすれば
同じことになります。
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◎
要するに、自分のために役に立つメールマガジンを作成
していると考えて、情報をまとめると分りやすいでしょう。 |
【電子メールで情報を保存する利点】
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送信した瞬間に、その送信時間が記録されるので、情報を時間で管理するのにも、後で情報を時間の流れで捜すのにも便利です。
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本文のアドレスをクリックすれば、そのホームページにジャンプするので、ホームページ情報の保存として最適です。
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電子メールソフトの情報を探すための機能がすべて使えます。
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「件名や本文のキーワード検索」
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「時間や件名による並べ替え」
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「フォルダを作成して分類」
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情報を誰かに送りたければ、もともと電子メールなので、必要な部分を生かして、そのまま転送メールなどで送信できます。
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転送や返信機能を使えば、オリジナルの情報にどんどん情報追加や修正ができます。オリジナル情報が不要なら削除できます。
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ホームページ情報だけでなく、ネットを通じて入手したファイルや関連して作成したファイルを添付しておけば、ファイルの保存や整理にも使えます。
◎
メールは送信した時点での情報で確定され、文面や添付
ファイルの内容は訂正できないため、その時点での記録
としても貴重です。
◇◆◇
今回、ご紹介した「情報整理法」は、初心者の方が対象というよりは、パソコンをより使いこなしたい方へヒントになると思います。とにかく電子メールソフトほど情報の扱うときに便利なソフトはありません。
編集長の場合、自分宛てのメールを送るときは、会社のメールアドレスにも送るため、情報が自宅と会社のパソコンに重複して保存されるようになっています。
これは会社でも自宅にも同じ情報があるという利点だけでなく、もしもどちらか片方がハードのトラブルなどで突然、消失したとしても、片方が生きていればいい、というバックアップの役目も果たしています。
よろしかったら「電子メールソフトによる情報整理術」お試しください。
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